System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) i doręczenia elektroniczne – wdrażanie, obieg i archiwizacja dokumentów.

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD oraz problematyką doręczeń elektronicznych.

Metodyka
• dyskusja
• prezentacja
• wykład

Grupa docelowa
Szkolenie skierowane jest do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej,
• wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
• ustawa o doręczeniach elektronicznych.
Rodzaje współczesnej dokumentacji:
• definicja dokumentu – dokumentacja elektroniczna i papierowa,
• system kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych,
• czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania,
• rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu w systemie EZD i sposoby ich procedowania.
EZD jako podstawowy czy wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw:
• pojęcia i ważne terminy,
• akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
• wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje.
Czynności kancelaryjne w systemie EZD:
• zadania punktów kancelaryjnych:
• rejestracja wpływów,
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie),
• wprowadzanie metadanych,
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego,
• zadania kierowników komórek organizacyjnych i kierownika jednostki,
• zadania prowadzących sprawy – rejestracja i prowadzenia spraw w EZD.
Doręczenia elektroniczne:
• usługi doręczenia elektronicznego i hybrydowego,
• adres do doręczeń elektronicznych i baza adresów,
• zarządzanie skrzynką doręczeń,
• operator wyznaczony i jego obowiązki,
• wymogi techniczne i organizacyjne,
• integracja z systemem EZD,
• wyjątki od doręczenia elektronicznego.
Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD:
• organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
• przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt).
• przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Sesja pytań i odpowiedzi.

Program szkolenia jest orientacyjny i może ulec zmianie.
Czas omówienia poszczególnych punktów programu zależny jest od liczby osób biorących udział w szkoleniu.
Koszt udziału:
• 499 zł (dot. zgłoszeń i rezerwacji dokonanych do 13-02-2023)
• 599 zł (dot. zgłoszeń i rezerwacji dokonanych po 13-02-2023)
Wykonawca nie jest płatnikiem VAT

Płatności prosimy dokonać po otrzymaniu faktury na konto:
ALIOR BANK S.A.
52 2490 0005 0000 4500 7932 8564

Uprzejmie prosimy na przelewie umieścić temat, datę szkolenia oraz nazwiska uczestników.

Szkolenie będzie przeprowadzone za pomocą platformy do szkoleń online/konferencji. Szkolenie online realizowane jest na żywo w wyznaczonym dniu i godzinach.
Mail z linkiem, hasłem oraz ID spotkania zostanie wysłany na 1 dzień roboczy przed szkoleniem.

Koszt udziału w szkoleniu online obejmuje:

uczestnictwo w szkoleniu, autorskie materiały szkoleniowe ( wersja elektroniczna), certyfikat (wersja elektroniczna).

Czas trwania – 9.00 -15.00 ( w tym przerwy)

Szczegółowych informacji udziela Dział Szkoleń pod numerem tel. 600 422 985
Zgłoszenia prosimy przesyłać faksem pod numer 22 203 53 29 lub mailem biuro@afir.co